Protection des données

Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 1er février 2025

1. Introduction — Lëtzebuerger Scouten Gemeng Nidderaanwen, a.s.b.l. (« nous ») est une association sans but lucratif dédiée aux activités scoutes pour les enfants et les jeunes. Nous nous engageons à protéger votre vie privée et à traiter vos données personnelles de manière responsable conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD). Cette politique décrit nos pratiques en matière de protection des données pour notre site public, nos archives photo internes et nos communications par e-mail.
2. Responsable du traitement — Le responsable du traitement est Lëtzebuerger Scouten Gemeng Nidderaanwen, a.s.b.l., établie au 33, Zone Industrielle Breedewuess, L-1259 Senningerberg, Luxembourg. Pour toute question relative à la protection des données, veuillez nous contacter à l’adresse gdpr@scouten.lu.

3. Aperçu de la collecte et du traitement des données

A. Site internet public — Notre site www.scouten.lu présente les activités de notre association et propose des formulaires de contact, d’inscription, de cotisation et de commande.

• Cookies et statistiques : des cookies techniques nécessaires au bon fonctionnement du site (session, panier, préférence de langue) peuvent être utilisés. Vous pouvez gérer vos préférences de cookies dans les paramètres de votre navigateur.

B. Formulaires de contact et d’inscription — Le site propose des formulaires de contact et d’inscription aux branches et activités. Les informations recueillies servent exclusivement à répondre aux demandes et à gérer les inscriptions. Les données collectées peuvent inclure :

• Informations personnelles : nom, coordonnées (e-mail, téléphone, adresse) et toute information complémentaire fournie dans les formulaires.
• Informations liées aux activités : lors d’inscriptions à des événements ou camps, nous pouvons demander des coordonnées d’urgence ou des informations médicales pertinentes pour garantir la sécurité des participants.

Finalité et base légale :

• Les données recueillies via les formulaires de contact et d’inscription sont traitées sur la base de notre intérêt légitime à répondre aux demandes et à organiser nos activités.
• Consentement : pour toute donnée sensible (telle qu’une information de santé) fournie lors d’une inscription, nous recueillons votre consentement explicite, que vous pouvez retirer à tout moment en nous contactant.

Conservation des données :

• Les demandes envoyées via le formulaire de contact sont conservées jusqu’à un an afin d’assurer le suivi, puis supprimées de manière sécurisée.
• Les données d’inscription aux événements sont conservées uniquement pendant la durée de l’événement et de son suivi. Les coordonnées d’urgence et informations de santé sont supprimées après l’événement.

C. Archives photo sur serveur privé Synology NAS — Nous tenons des archives photo internes documentant l’histoire et les activités du groupe, stockées de manière sécurisée sur un serveur Synology NAS à accès restreint. Ces archives sont strictement internes et ne sont pas reliées au site public.

• Photos des membres et des activités : des photos des membres actuels et anciens sont conservées afin de documenter l’histoire du groupe.
• Reconnaissance faciale : notre serveur NAS Synology utilise une fonction de reconnaissance faciale uniquement à des fins de classement interne. Ces données ne sont jamais partagées.
• Droit de suppression : tout membre peut demander la suppression de photos spécifiques en écrivant à gdpr@scouten.lu.

D. Listes de membres et communications par e-mail — Nous tenons à jour des listes de membres afin d’organiser nos activités et d’informer les familles.

• Données des membres : nos listes contiennent les noms et coordonnées des membres. Pour les mineurs, nous recueillons également les coordonnées des parents ou représentants légaux.
• Communication par e-mail : les adresses e-mail sont utilisées exclusivement pour les communications liées à la vie du groupe (informations sur les activités, circulaires).
• Base légale : nous traitons les données des membres sur la base de notre intérêt légitime à assurer la gestion de l’association et, pour les mineurs, avec l’accord des parents ou représentants légaux.

4. Mesures de sécurité des données

Nous protégeons les données personnelles grâce aux mesures suivantes :

• Chiffrement : notre serveur NAS Synology et le stockage des données des membres sont chiffrés.
• Contrôle d’accès : l’accès aux listes de membres, aux archives photo et aux listes de diffusion est strictement limité aux responsables autorisés.
• Transmission sécurisée : nos communications électroniques utilisent des connexions sécurisées.

5. Durée de conservation des données

Nous ne conservons les données personnelles que pendant la durée nécessaire aux besoins de l’association et au respect de nos obligations légales.

• Archives photo : conservées à des fins de documentation historique, sauf demande expresse de suppression.
• Listes de membres : mises à jour lors des adhésions et départs. Les données des anciens membres ne sont conservées que dans la mesure nécessaire aux besoins d’archivage ou d’organisation.
• Données de contact et d’événements : les demandes de contact sont supprimées après un an et les données liées aux événements (y compris les informations de santé) dès qu’elles ne sont plus nécessaires.

6. Vos droits RGPD

Vous disposez des droits suivants concernant vos données personnelles :

• Accès : demander l’accès à vos données personnelles.
• Rectification : demander la correction d’informations inexactes.
• Effacement (droit à l’oubli) : demander la suppression de vos données, y compris des photos, en écrivant à gdpr@scouten.lu.
• Limitation du traitement : demander la limitation du traitement de vos données.
• Portabilité : demander une copie de vos données dans un format lisible par machine.
• Opposition : vous opposer à un traitement fondé sur l’intérêt légitime.
• Retrait du consentement : retirer votre consentement à tout moment lorsque le traitement repose sur celui-ci (p. ex. données de santé pour un événement).

Pour exercer ces droits, veuillez nous écrire à gdpr@scouten.lu.

7. Modifications de cette politique de confidentialité

Nous pouvons mettre à jour cette politique de confidentialité si nécessaire. Toute modification sera publiée sur notre site internet ou communiquée aux membres.

Contact — Pour toute question relative à la protection de vos données personnelles, veuillez contacter :

Lëtzebuerger Scouten Gemeng Nidderaanwen, a.s.b.l. 33, Breedewuess, L-1259 Senningerberg, Luxembourg — gdpr@scouten.lu